ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE - H/F
L'entreprise
Ce poste est fait pour vous si :
► vous avez une bonne expérience dans l’assistanat
► vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail
► vous aimez évoluez dans un environnement dynamique et évolutif
Créée en 1991, Ares est un groupe de l’ESS à fort impact social, environnemental et économique, capitalisant 58 M€ de produits d’exploitation en 2024 (dont 72% de chiffre d’affaires). Aujourd’hui composé d’une vingtaine d’entreprises et associations à but non lucratif, notre vocation principale est de favoriser le retour à l’emploi de personnes vulnérables et en situation d’exclusion : chômeurs de longue durée, bénéficiaires du RSA, personnes en situation de handicap, migrants...
Notre conviction : personne n’est inemployable. Ainsi favorisons-nous la remobilisation de 4 000 personnes par an, accompagnées grâce à des parcours vers l’emploi permettant de restaurer leur confiance et leur autonomie. Notre action s’ancre dans des valeurs fortes d’engagement, de bienveillance, d’esprit d’équipe, de confiance et de professionnalisme. Nous sommes labellisés Great Place to Work.
Selon les besoins des publics accompagnés, nous proposons des parcours sur-mesure via des programmes territoriaux spécifiques ou dans le cadre d’un emploi salarié au sein d’une structure du Groupe : Joint-Venture Sociale, SIAE (ACI, EI), Entreprises Adaptées Tremplin (EAT)… Situés en IDF principalement, AURA et Nouvelle Aquitaine, nos établissements proposent des services, dans leurs locaux propres ou en implant sur site Client, dans 5 secteurs d’activité : logistique, BTP, économie circulaire, numérique, vignes – espaces verts.
Créer en 1997, Ares Atelier est un des établissements historiques du Groupe Ares. Situé au sein de CAP18 à proximité de la Porte d’Aubervilliers, Ares Atelier intervient comme prestataire logistique, sur des prestations de logistique documentaire et e-commerce (kitting, préparation de commandes B to B et B to C) réalisées quotidiennement par les salariés en parcours. Ares Atelier accueille près de 60 personnes en situation de grande précarité. Grâce à ses 3 dispositifs d’insertion (DPH ; CAVA ; ACI) et selon leurs capacités à travailler et à se mobiliser, les personnes se voient proposer une reprise d’activité progressive allant de 6h à 28h hebdomadaire. Elles sont accompagnées à la levée des freins sociaux et administratifs qu’elles rencontrent, et à la construction d’un projet professionnel. L’accompagnement (tant individuel que collectif) se fait au sein de l’établissement.
Le Groupe Ares cherche aujourd’hui
un.e Assistant.e Administratif.ve
pour renforcer l'équipe administrative d’Ares Atelier
Le poste
Membre de l'équipe permanente d'Ares Atelier composé de 12 salariés, vous serez sous la responsabilité de la Directrice de site.
Concrètement, vos principales missions sont les suivantes :
1. Effectuer l’accueil et le secrétariat administratif de la structure
► Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des personnes.
► Faire renseigner et signer le registre visiteur à toute personne externe à l’établissement à leur entrée et à leur sortie. Si nécessaire, mettre à disposition les équipements de protection individuelle.
► Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc.
► Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives auprès de la direction.
► Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
2. Assurer le suivi administratif du personnel de l’établissement
► Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en parcours). Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)
► Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) :
- Effectuer les démarches nécessaires à l’embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale & mutuelle, etc.)
- Créer les fiches salarié sur l’outil et s’assurer de la cohérence des informations saisies auprès de l’équipe sociale notamment. Le cas échéant, mettre à jour les données administratives. Pour le personnel du Dispositif Premières Heures, assurer la communication et le suivi administratif avec la structure partenaire.
- Plus spécifiquement, pour le personnel en parcours d’insertion :
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- Editer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat si nécessaire.
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- Réaliser les déclarations mensuelles selon le dispositif (Plateforme ASP notamment)
► Contribuer à la réalisation de la paie du personnel :
- Réaliser mensuellement la saisie des Evènements Variables de Paie (congés, absences, justificatifs, etc.) dans le logiciel Chronos. Sur validation de la Direction, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.
- Assurer le suivi et l’archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi du personnel selon procédures en vigueur
- Imprimer et mettre sous pli les bulletins de paie et d’allocations et en assurer la distribution aux collaborateurs concernés.
3. Contribuer activement au suivi des temps de travail
► En concertation avec le Responsable d’Exploitation et le Responsable de l’Accompagnement socio-professionnel, réaliser la saisie des planning hebdomadaires des équipes sur le logiciel de gestion des temps (Chronos).
► Mettre à disposition des équipes d’encadrement les plannings collectifs hebdomadaires et distribuer aux collaborateurs aux collaborateurs en parcours leurs planning de travail individuels.
► Réaliser, éditer et mettre à disposition les feuilles d’émargement hebdomadaires. Plus spécifiquement, pour les salariés du Dispositif Premières Heures, renseigner les fiches de suivi des heures réalisées et les transmettre mensuellement au partenaire concerné.
► Assurer l’archivage des documents relatifs au suivi des temps de travail
Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins.
Profil recherché
FORMATION & EXPERIENCES :
► Formation supérieure dans les domaines de l’assistanat, la gestion des ressources humaines, l’administration du personnel ou paie.
► Expérience souhaitée à des postes similaires de 2 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l’activité économique (SIAE).
COMPÉTENCES :
► Rigueur
► Respect de la confidentialité
► Compétences rédactionnelles et relationnelles : bonne capacité de communication écrite et orale
► Capacité d’organisation, autonomie
► Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés
► Aisance sur les outils bureautiques (Pack Office)
QUALITES PERSONNELLES :
► Bienveillance, sens de l’écoute
► Polyvalence, adaptabilité
► Forte adhésion au Projet Social d’Ares et plus particulièrement au projet de l’établissement, sens de l’engagement et esprit d’équipe.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile